Protection des données à caractère personnel

Note aux parents

DEFREN

Protection des données à caractère personnel

Les articles 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 s’appliquent au traitement des données à caractère personnel effectué par le Parlement européen.

Qui traite vos données à caractère personnel ?

• Le responsable du traitement des données¹ est le Parlement européen, plus précisément l’Unité Temps de travail et Crèches de la Direction Générale du Personnel représentée par le Chef d’unité.
• Le service crèches de Bruxelles ne traite que les demandes d’inscription pour la crèche Wayenberg et le service crèches de Luxembourg ne traite que les demandes d’inscription pour les crèches CPE 2 et CPE 5 et le salle familiale Les Cigognes.
• Vous pouvez contacter le responsable du traitement à l’adresse mail creches.bruxelles@europarl.europa.eu pour les agents à Bruxelles, perslux-Creche@europarl.europa.eu pour les agents à Luxembourg et Strasbourg.

Quelles sont les finalités du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le traitement de vos données à caractère personnel a pour but d’introduire des demandes d’admission à l’une des crèches ou salle familiale sous la responsabilité du Parlement Européen.

Quelle est la base juridique du traitement des données ?

La base juridique du traitement des données est :

Site Luxembourg :

• Règlement interinstitutionnel CPE

Site Brussels :

• Règlement des crèches et des sections maternelles
• Règlement médical
• Règlement de la Salle familiale de Bruxelles (halte-garderie)

Site Strasbourg :

• Règlement de la Salle familiale de Strasbourg (Les Cigognes)

Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons ultérieurement ?

La communication de certaines données à caractère personnel est obligatoire afin que les services Crèches du Parlement européen soient en mesure de traiter la demande d’admission à la crèche :

• Informations sur le parent-payeur

Nom, prénom, numéro d'identification personnel (NUP), nombre d’enfant(s) à charge, situation familiale, adresse personnelle, numéros de téléphone privé et portable, institution EU employeur, statut, date de fin de contrat, temps de travail et pourcentage de temps de travail, adresse de l’employeur, numéro de téléphone professionnel, adresse email professionnelle, situation professionnelle (carrière, promotions).
Documents : contrat de travail, fiche de salaire, acte de mariage, jugement de divorce ou autre convention éventuelle concernant la garde et la charge des enfants, justificatif de pension alimentaire, attestation permettant de prouver la situation familiale (certificat de composition de ménage, jugement de divorce, détermination de la pension alimentaire), fiches d'impôts, affiliation à une caisse d'allocations familiales, relevé d’identité bancaire.

• Informations sur le conjoint/partenaire 

Nom, prénom, adresse personnelle, numéro de téléphone privé et adresse email, situation professionnelle, employeur et adresse email professionnelle.
Documents : contrat de travail, fiche de salaire.

• Informations sur le(s) enfant(s) à inscrire

Nom, prénom, genre, date de naissance, langue principale de l’enfant.
Documents : acte de naissance, certificat médical établissant un minimum de 22 semaines de grossesse, règles médicales et autorisation des mesures d'urgence (poids, taille, régimes alimentaires, état de santé, déficits, handicaps, maladies, interventions chirurgicales, allergies, prises de médicaments, vaccins), personnes de contact en cas d'urgence.

• Informations sur les enfants déjà inscrits dans une crèche du Parlement européen

Nom, prénom, date de naissance, crèche fréquentée.

• Informations sur les autres enfants à charge

Nom, prénom, date de naissance, établissement scolaire fréquenté.

• Personnes autorisées à reprendre l'enfant

Nom, prénom, numéros de téléphone privé et portable, liens de parenté.

• Commentaires et autres documents concernant l'enfant ou l'inscription

Tout autre commentaire ou document nécessaire au traitement de la demande d’admission.

Comment sont traitées vos données à caractère personnel ?

Votre demande d’admission est traitée électroniquement ; vos données et documents sont archivés dans une base de données du Parlement européen accessible uniquement par les services crèches du PE. 
Les informations complétées et les documents téléchargés en ligne lors de la demande d’admission sont gérés par un protocole de communication chiffré (HTTPS), stockés dans un système sécurisé. 

Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées ?

Le dossier administratif est conservé jusqu’à un an après le départ de l’enfant ou jusqu’à cinq ans après le départ du dernier enfant inscrit à la crèche. La partie concernant le calcul de la cotisation parentale peut être conservée jusqu’au paiement de la dernière cotisation due.

Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Les gestionnaires administratifs, le Chef de service et le Chef d’unité responsables du service crèches. Les destinataires des données médicales sont les infirmeries des crèches.

Vos données à caractère personnel seront-elles communiquées à un pays tiers ou à une organisation internationale ?

Non. Vos données à caractère personnel ne seront communiquées ni à un pays tiers, ni à une organisation internationale.

Des processus automatisés² et/ou de profilage³ sont -ils employés pour prendre des décisions susceptibles de vous concerner ?

Non. Lorsque le formulaire électronique de demande d’admission est validé par le parent, le gestionnaire du Service crèches réceptionne et poursuit le traitement de la demande d’admission. Les demandes d’admission sont traitées par ordre de réception des dossiers.

Si vous n’avez pas vous-même fourni vos données à caractère personnel, où celles-ci ont-elles été obtenues?

Vos données personnelles peuvent également provenir du portail HRM, le portail de gestion des ressources humaines du Parlement européen.

Quels sont vos droits ?

Vous bénéficiez des droits suivants :

• droit d’accès à vos données à caractère personnel ;
• droit de rectification de vos données à caractère personnel ;
• le cas échéant, droit d’effacement de vos données à caractère personnel ;
• le cas échéant, droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
• le cas échéant, droit de vous opposer au traitement de vos données ;
• droit de contacter le délégué à la protection des données du Parlement européen à l’adresse dataprotection@europarl.europa.eu ;
• droit d’introduire une réclamation auprès du contrôleur européen de la protection des données à l’adresse edps@edps.europa.eu ;
• en complétant le formulaire en ligne,  vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour l’inscription d’un enfant dans une des crèches du Parlement européen.

 

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¹ Le responsable du traitement est l’autorité publique, institution ou organe qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel. Il est représenté par le chef de l’entité organisationnelle concernée.

² Prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatique, sans aucune intervention humaine. {Par exemple: une page web où le choix de certaines options inscrit automatiquement l’utilisateur à différentes listes de diffusions qui envoient un bulletin d’information mensuel / utilisation d’un système automatisé pour corriger des QCM et calculer une note à partir du nombre de bonnes réponses.}

³ Le profilage évalue certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment la personnalité, le comportement, les centres d’intérêt et les habitudes, pour effectuer des prévisions ou prendre des décisions concernant cette personne physique. Le profilage est utilisé pour analyser ou prédire des éléments concernant cette personne physique: rendement au travail, situation économique, santé, préférences personnelles, centres d’intérêt, fiabilité, comportement, localisation, déplacements, etc. {Par exemple: lorsqu’un utilisateur est connecté sur les réseaux sociaux, ses données sont recueillies et des tendances le concernant sont enregistrées. Ces données sont ensuite utilisées pour effectuer de nouvelles prévisions le concernant.}